תארו את יום העבודה הנוכחי
לפני מסכים, הרשאות וחיבורים, תעדו מקרה אמיתי מתחילתו ועד סופו. מי מקבל את הפנייה, היכן נשמר המידע, מי מקבל החלטה ומה קורה אחר כך? הפערים בין הנוהל לבין מה שאנשים עושים בפועל הם בדרך כלל המקום שבו מערכת חדשה יכולה לעזור.
נסחו תוצאה אחת שהמערכת צריכה לאפשר
מערכת אינה מטרה בפני עצמה. נסחו משפט שמתאר פעולה שלמה: מנהל יכול לראות את כל הפניות שדורשות טיפול היום, או לקוח יכול לקבל הצעה ולשלם בלי שיחת טלפון נוספת. המשפט הזה עוזר להפריד בין הכרחי לבין רעיון שיהיה נחמד להוסיף בהמשך.
מפו מידע, אחריות וחריגים
לכל שלב כתבו איזה מידע דרוש, מי אחראי ומה קורה כשהמקרה אינו רגיל. לקוח קיים, פרטים חסרים או בקשה דחופה אינם תוספות קטנות; הם קובעים אם התהליך באמת עובד ביום-יום. מיפוי מוקדם חוסך בנייה של מסלול יפה שמתפרק בפעם הראשונה שמשהו משתנה.
בדקו אם שינוי תהליך מספיק
לפעמים הבעיה אינה חוסר במערכת אלא חוסר בהסכמה: אין בעלים לשלב, אין הגדרה לשדה או שכל אחד מתעד במקום אחר. לפני פיתוח, נסו לתקן את הכלל בעזרת טופס, תבנית או חלוקת אחריות. אם הקושי נשאר גם אחרי שהדרך ברורה, יש בסיס טוב יותר לבחירת פתרון טכנולוגי.
בנו מסלול קטן שאפשר לנסות
בחרו תרחיש אחד, בנו לו אבטיפוס או גרסה ראשונה והעבירו אותו לאנשים שעושים את העבודה. בדקו אם הם יודעים מה לעשות בלי הסבר ארוך, אם המידע שמגיע מספיק להמשך ואם אפשר לזהות כשל. משוב מתרחיש אמיתי שווה יותר מרשימת תכונות שנכתבה לפני שמישהו ניסה את המערכת.